Términos del servicio

Estos términos rigen el uso de Censuma, el servicio de evaluación de clima laboral de José Alejandro Chaves Ramírez, persona física, cédula 5-0448-0254, con domicilio en Liberia, Guanacaste, que opera bajo el nombre comercial Knotfix —«Knotfix»—. Al crear una cuenta se aceptan, y desde ese momento son un contrato entre Knotfix y la organización que contrata —«el Cliente»—.

Se leen junto con la Política de privacidad y el Anexo de tratamiento de datos, que forman parte de este contrato.

Quién puede contratar

Censuma se vende a organizaciones. Quien crea la cuenta declara que tiene facultades para obligar a la organización que representa. Si no las tiene, no debe crear la cuenta.

El servicio no se ofrece a personas consumidoras y no está pensado para uso personal ni doméstico: es un contrato entre empresas. Si quien contrata resultara ser una persona consumidora en el sentido de la ley de su país, las normas imperativas de esa ley rigen por encima de lo que acá se diga, incluido el derecho de desistimiento donde exista.

La cuenta

El Cliente es responsable de las credenciales de sus personas usuarias y de la actividad que ocurra con ellas. Si sospecha que alguien accedió indebidamente, debe avisarnos de inmediato.

Cada persona usuaria tiene un rol, y el rol define lo que puede ver y hacer. Asignarlos es del Cliente.

La prueba gratis

Censuma se contrata por autoservicio y empieza con una prueba gratuita de 30 días naturales, contados desde que se crea la cuenta. No se pide tarjeta ni ningún otro medio de pago para empezar.

Durante la prueba se puede configurar todo el servicio —el árbol de la organización, la nómina, las boletas, el muestreo y los borradores de estudio— y sin ningún tope de plan. Lo único que la prueba no permite es lanzar un estudio, que es el paso que abre la recolección de respuestas; en consecuencia, tampoco produce resultados ni envía invitaciones por correo. Para verlos hay un recorrido de demostración con datos de ejemplo, disponible sin cuenta.

La prueba no se convierte en plan pago: no puede. No hay medio de pago registrado, así que no hay nada que cobrar y no se cobra nada mientras no se contrate un plan de forma expresa. Antes de que la prueba termine avisamos por correo.

Vencida la prueba sin contratar, la cuenta no se bloquea ni se borra: queda en solo lectura. Lo que se haya configurado se puede seguir consultando y exportando, y no se puede escribir ni lanzar nada hasta contratar un plan. Los datos se conservan así hasta que el titular elimine la cuenta, y ahí rige lo de la sección «Qué pasa con los datos al terminar».

Precios, impuestos y facturación

Los precios vigentes son los que se muestran al momento de contratar, en la pantalla de contratación del producto o en la página de precios del sitio. Se expresan en dólares de los Estados Unidos (USD) y el impuesto que corresponda ya está incluido: el importe que se muestra es el total a cobrar.

El servicio se cobra por año adelantado, en un solo pago al contratar y en cada renovación.

La suscripción la vende y la cobra Polar como comercio registrado (merchant of record). A efectos fiscales, Polar es quien realiza la venta al Cliente: determina y liquida el impuesto que corresponda según el país del Cliente —que puede no ser un impuesto costarricense—, lo extrae del precio publicado y emite el comprobante de esa operación, en el que el impuesto aparece desglosado. Al Cliente no se le agrega nada sobre el precio que vio.

Todo lo que se cobra por el servicio pasa por esa vía, sin excepción, incluidos los cargos por personas por encima de lo incluido en el plan. No emitimos facturas aparte por el uso del servicio: el excedente de nómina se suma a la factura de la suscripción y lleva el mismo tratamiento fiscal que ella. Hasta agosto de 2026 ese cargo se facturaba por fuera y se cambió a propósito, porque también le importa al Cliente: una factura nuestra por separado lo obligaría a tratar esa parte como una importación de servicios distinta de la principal, con el trámite que su país le imponga.

⚠️ Por esa vía no se emite factura electrónica ante la Administración Tributaria de Costa Rica, porque quien vende no está domiciliado en el país. El Cliente que necesite un comprobante costarricense —para deducir el gasto o para respaldar una retención— debe pedirlo antes de contratar: en ese caso el cobro se procesa desde Costa Rica, el impuesto incluido es el impuesto al valor agregado del 13 % y se emite la factura electrónica que exige la normativa tributaria.

El Cliente es responsable de los impuestos, retenciones o trámites de importación de servicios que la legislación de su propio país le imponga por esta contratación.

Los datos de la tarjeta nunca pasan por nuestros servidores: se digitan en el formulario de nuestro procesador de pagos y viajan del navegador directamente a él.

Cada plan incluye un número de estudios por período, un número de personas en la nómina y un número de correos de invitación. Las personas por encima de lo incluido no bloquean el servicio: se cobran por cabeza, a la tarifa anual publicada para ese plan y hasta el máximo que el plan admita. Los demás topes se aplican como límites.

Ese cargo se calcula sobre la nómina más grande que el plan sostuvo durante el período, no sobre la del día de la renovación. Medimos a diario cuántas personas hay por encima de lo incluido y se cobra el máximo alcanzado, una sola vez y a la tarifa anual. Es la lectura que corresponde a un precio anual: un estudio se lanza sobre la nómina de un instante, así que quien midió a 260 personas recibió el servicio para 260 aunque la nómina baje después. Los dos números —cuántas personas hay hoy y cuál es el máximo del período— están a la vista en la pantalla del plan durante todo el año, junto al importe que van a producir.

El excedente se cobra al renovar y por la misma vía que la suscripción, una vez terminado el período que se midió.

Si un cobro no se puede procesar, lo reintentamos y avisamos por correo. Durante los 14 días naturales siguientes al vencimiento el servicio sigue funcionando completo, para que un problema con la tarjeta no interrumpa un estudio en curso. Pasada esa ventana sin regularizar, la cuenta pasa a solo lectura.

Renovación y cancelación

La suscripción se renueva cada año de forma automática, por el mismo plazo, salvo cancelación.

La cancelación se hace desde la propia cuenta, sin llamada ni trámite, y surte efecto al final del periodo ya pagado: el servicio sigue disponible hasta esa fecha y no se vuelve a cobrar. El pago del periodo en curso no se reembolsa ni se prorratea, precisamente porque el servicio se sigue prestando completo hasta que ese periodo vence. Después de esa fecha la cuenta queda en solo lectura.

Si cambiamos los precios, el precio nuevo rige para las contrataciones nuevas y para quien cambie de plan. El precio que el Cliente contrató no cambia en sus renovaciones mientras mantenga el mismo plan. Si alguna vez tuviéramos que modificarlo, se lo avisamos por escrito con 30 días de antelación a la renovación, y puede cancelar antes de que aplique.

Lo que le toca al Cliente

Esta sección es la más importante del contrato, porque describe obligaciones que solo el Cliente puede cumplir.

El Cliente es el responsable de la base de datos de su nómina y de las respuestas de sus personas empleadas —«responsable del tratamiento» en la Ley 8968, controller en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea y en su equivalente británico—. Knotfix las trata por cuenta de él, como encargado. Cuál de esas normas le aplica al Cliente depende de dónde estén sus personas empleadas, y eso lo sabe él: las obligaciones de abajo son las mismas en todas.

En concreto, el Cliente se obliga a:

• Informar a sus personas empleadas antes de medir: qué se recoge, con qué finalidad, quién verá los resultados y qué derechos les asisten —artículo 5 de la Ley 8968, artículos 13 y 14 del RGPD—; y establecer una base de licitud válida, que en una relación laboral rara vez es el consentimiento, porque la asimetría entre las partes lo vuelve discutible. Knotfix pone a disposición un aviso modelo, que no lo exime de revisarlo y adaptarlo.
• Cumplir los trámites de participación del personal que su país exija antes de medir —en varios países europeos una encuesta a la plantilla pasa por el comité de empresa—. Es del Cliente porque solo él sabe qué órganos de representación tiene.
• No usar las preguntas propias para recabar datos sensibles: salud, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, vida y orientación sexual, origen racial o étnico, datos genéticos o biométricos —artículo 9 de la Ley 8968 y artículo 9 del RGPD—. La facultad de agregar preguntas es del Cliente y también lo es la responsabilidad por lo que pregunte.
• Advertir que las respuestas de texto libre se publican tal cual. El Cliente ve el texto completo de las preguntas abiertas, sin filtro de datos identificativos. Si usa preguntas abiertas, debe decírselo a su gente en el aviso previo.
• No usar Censuma para vigilar, evaluar o disciplinar a personas identificadas. El servicio mide grupos; usarlo para otra cosa contradice su diseño y su finalidad declarada.
• Mantener la nómina exacta y al día, incluyendo dar de baja a quien ya no trabaja en la organización.
• Cumplir la normativa laboral y de protección de datos que le aplique.

Lo que le toca a Knotfix

• Prestar el servicio conforme a lo descrito en el sitio y en la documentación.
• Sostener el anonimato de las respuestas como una propiedad del sistema y no como una configuración. No existe rol, plan, gestión de soporte ni solicitud del Cliente que destape una respuesta individual ni un resultado suprimido por el umbral de confidencialidad. Esta obligación no admite excepción y no se negocia por contrato.
• Aplicar las medidas de seguridad del artículo 10 de la Ley 8968 y del artículo 32 del RGPD, y guardar confidencialidad conforme al artículo 11 de aquella. El detalle de esas medidas está en el Anexo.
• Dar soporte por el formulario de ayuda dentro del producto, por correo a knotfixservice@knotfix.com y por teléfono al +506 8791 7066, de lunes a viernes de 8:00 a 17:00, hora de Costa Rica, salvo feriados.

Los datos son del Cliente

Todo lo que el Cliente carga y todo lo que el servicio genera con eso —nómina, respuestas, resultados— es del Cliente. Knotfix no adquiere ningún derecho sobre ese contenido más allá del necesario para prestar el servicio, y no lo usa para entrenar modelos, para elaborar comparativas entre clientes ni para ningún fin propio.

Podemos usar datos agregados y anonimizados de forma irreversible —de los que no se puede identificar al Cliente ni a ninguna persona— para operar y mejorar el servicio.

El software es de Knotfix

El servicio, su código, su diseño, su marca y su documentación son de Knotfix. El contrato da derecho a usarlo mientras esté vigente, no a copiarlo, revenderlo, descompilarlo ni derivar de él un producto competidor.

Uso aceptable

No se permite: intentar acceder a datos de otra organización, sondear o vulnerar la seguridad del servicio, automatizar el uso de formas que lo degraden, cargar contenido ilícito o software malicioso, ni suplantar a otra persona.

Está expresamente prohibido intentar reidentificar a quien respondió, por cualquier medio, incluida la combinación de resultados exportados con información externa.

Disponibilidad

Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, sin comprometer un porcentaje de disponibilidad salvo que se pacte por separado. Las ventanas de mantenimiento programado se avisan con antelación cuando sea previsible.

Garantías

Knotfix garantiza que el servicio va a funcionar sustancialmente como lo describen el sitio y la documentación mientras la suscripción esté vigente, y que lo presta con diligencia profesional. Si algo no funciona así, hay que avisarnos: lo corregimos, y si no lo corregimos en un plazo razonable el Cliente puede terminar el contrato y se le devuelve la parte proporcional de lo pagado por el período que no llegó a usar. Esa devolución es la única excepción a la regla de que no hay reembolsos, y existe porque acá el motivo no es que el Cliente cambiara de idea.

Fuera de eso, el servicio se presta tal como es: no garantizamos que esté libre de errores ni que sea ininterrumpido, ni que sirva para un propósito particular que el Cliente tenga en mente y que la documentación no describa, y no damos ninguna garantía implícita más allá de las que la ley no permite excluir.

⚠️ Lo que sí garantizamos sin excepción es el anonimato, y esa garantía vive en «Lo que le toca a Knotfix»: no es una promesa de funcionamiento sino una propiedad del sistema, y ninguna de las exclusiones de esta sección la afloja.

Las decisiones son del Cliente. Censuma mide y publica resultados agregados; no diagnostica, no recomienda medidas laborales y no reemplaza el criterio de quien gestiona personas. Lo que el Cliente decida mirando un resultado es suyo.

Suspensión y terminación

Podemos suspender el servicio, previo aviso y por el tiempo indispensable, cuando haya falta de pago sostenida, un uso que ponga en riesgo la seguridad o la integridad del servicio, o un incumplimiento grave de estos términos. Si el riesgo es inmediato, suspendemos primero y avisamos enseguida.

Cualquiera de las partes puede terminar el contrato al final del periodo en curso. El incumplimiento grave que no se corrige en 30 días desde el requerimiento habilita la terminación inmediata.

Qué pasa con los datos al terminar

Mientras la cuenta exista —incluso vencida, cuando queda en solo lectura— el Cliente puede exportar sus resultados con las herramientas de exportación del producto, sin límite de tiempo. No entregamos por otra vía un volcado completo de la base.

El titular de la cuenta la puede eliminar en cualquier momento, desde la propia cuenta. Al confirmarlo, los datos se borran de inmediato y de forma irreversible: no hay plazo de gracia ni copia que podamos restaurar después, salvo lo que una obligación legal nos exija conservar. Conviene exportar antes lo que se quiera conservar. El detalle está en el Anexo.

Responsabilidad

Ninguna de las partes responde por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de oportunidad.

La responsabilidad total de Knotfix frente al Cliente —por cualquier causa, contractual o extracontractual, y sumadas todas las reclamaciones de un mismo período— no excederá el monto efectivamente pagado por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine. Si en ese lapso no hubiera monto pagado —durante la prueba gratuita, por ejemplo—, el tope será de USD 1.000.

Nada de esto limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni ninguna que la ley aplicable no permita limitar —incluida, cuando corresponda, la del artículo 82 del RGPD frente a las personas titulares de los datos, que no es disponible por contrato—.

Si alguien reclama por propiedad intelectual

Si un tercero le reclama al Cliente que usar Censuma infringe una patente, un derecho de autor, una marca o un secreto industrial suyo, Knotfix asume la defensa y paga lo que se acuerde o lo que un tribunal condene, siempre que el Cliente nos avise sin demora, nos deje conducir la defensa y colabore con ella.

Si eso ocurre podemos, en este orden de preferencia: modificar el servicio para que deje de infringir, conseguir el derecho a seguir usándolo, o terminar el contrato y devolver la parte proporcional de lo pagado.

Esta obligación no cubre lo que el reclamo tenga de contenido del Cliente —sus preguntas, su nómina, su logo—, ni el uso del servicio fuera de lo que este contrato permite, ni su combinación con algo que no le dimos nosotros. Al revés vale lo simétrico: si el reclamo es por el contenido que el Cliente cargó, responde el Cliente, en los mismos términos y con las mismas condiciones de aviso y colaboración.

Fuerza mayor

Ninguna de las partes responde por un incumplimiento causado por algo fuera de su control razonable —desastre natural, guerra, disturbio, corte general de energía o de las redes de comunicación, acto de una autoridad, o la caída de alguno de los proveedores de infraestructura que la Política de privacidad declara—, mientras dure la causa y siempre que se avise y se haga lo razonable por retomar.

Esto no alcanza a la obligación de pagar lo ya devengado, ni a las de seguridad y confidencialidad, ni al plazo para avisar de un incidente de datos: esas rigen igual. Si la causa se prolonga más de 60 días, cualquiera de las partes puede terminar el contrato y se devuelve la parte proporcional de lo pagado y no prestado.

Sanciones y control de exportaciones

Cada parte declara que no está sujeta a sanciones internacionales ni figura en las listas de personas y entidades sancionadas de Costa Rica, los Estados Unidos, la Unión Europea o el Reino Unido, y que no actúa por cuenta de alguien que lo esté. El Cliente se obliga además a no usar el servicio desde un territorio sancionado ni para operaciones prohibidas por esas normas, y a no darle acceso a nadie que lo esté.

No es una fórmula de estilo: la infraestructura del servicio está alojada en los Estados Unidos —ver la tabla de proveedores de la Política de privacidad—, así que esas normas alcanzan a la prestación aunque ninguna de las dos partes esté domiciliada allá. Si una sanción vuelve ilegal seguir prestando el servicio, lo suspendemos por el tiempo que dure y lo decimos.

Cambios en estos términos

Podemos modificarlos. Si el cambio es relevante, avisamos por correo con 30 días de antelación y queda registro de qué versión aceptó cada Cliente y cuándo. Seguir usando el servicio después de la fecha indicada implica aceptar la versión nueva; quien no esté de acuerdo puede cancelar sin penalidad antes de esa fecha.

Ley aplicable

Este contrato se rige por las leyes de la República de Costa Rica. Las controversias se someten a los tribunales de Liberia, provincia de Guanacaste, salvo que la ley imponga otro fuero.

Cesión, integridad e idioma

Cesión. Ninguna de las partes puede ceder este contrato sin el consentimiento escrito de la otra, que no se negará sin motivo razonable. La excepción vale para las dos: la cesión a quien adquiera la totalidad del negocio o de los activos con los que se cumple el contrato, donde basta con avisar.

Integridad y divisibilidad. Este contrato, junto con la Política de privacidad y el Anexo, es el acuerdo completo sobre el servicio y reemplaza lo conversado antes. Si una cláusula resulta inválida, se recorta a lo que sí valga y el resto sigue en pie. Que no exijamos algo una vez no es renunciar a exigirlo después.

Idioma. Estos tres documentos se publican en español y en inglés. Rige la versión en español: la inglesa es una traducción de cortesía y ante cualquier diferencia manda el original. Es la consecuencia de que el contrato se rija por la ley costarricense, no una preferencia.

Contacto

knotfixservice@knotfix.com · +506 8791 7066

Los avisos que este contrato exige por escrito —cancelar, oponerse a un cambio, requerir el cumplimiento— van por correo, para que quede constancia de la fecha y del contenido.