Aplicar la encuesta: el kiosco

El kiosco es responder desde una tablet en el lugar de trabajo. Existe por una razón concreta: en buena parte de las organizaciones que miden clima, la mayoría de la gente no tiene correo corporativo ni computadora. Una encuesta que solo llega por mail mide a los de escritorio.

Cómo funciona, en una frase

Abrís una estación por cada tablet, hacés check-in de la persona que se sienta, ella responde, y la estación queda libre para la siguiente.

Montar la jornada

1. Abrí una estación por cada tablet. Cada una te da un enlace —o un QR— que abrís una sola vez en esa tablet. Ese enlace es lo que convierte al dispositivo en una estación de este estudio.

2. Dejá la tablet en esa pantalla. No hace falta que nadie inicie sesión en ella; la tablet no tiene cuenta ni usuario. Es un dispositivo de captura, no de trabajo.

3. Atendé. Cuando alguien se sienta, hacés su check-in desde el panel. La tablet carga su boleta. Cuando termina, la estación se libera sola y queda lista para la siguiente persona.

El check-in lo hace el operativo, no la persona que responde. Es lo que evita que alguien responda dos veces o responda por otro, y lo que permite que en una tablet pasen cuarenta personas en una mañana sin que ninguna vea nada de la anterior.

Varias tablets a la vez

Podés abrir tantas estaciones como tablets tengas, y el panel las muestra todas: cuál está libre, cuál está ocupada y quién está respondiendo en cada una.

Cada jornada es tuya. Si dos personas de RRHH están encuestando ramas distintas, cada una ve sus propias tablets. No se pisan ni pueden apagarse las estaciones entre sí.

Los estados de una estación

«Desconectada» no rompe nada. Es un indicador de presencia: te dice que esa tablet se apagó, se quedó sin batería o perdió el wifi. Nada caduca por eso, y cerrar la pestaña de la tablet no da de baja el dispositivo. Cuando vuelve, sigue funcionando.

Sin señal: la jornada sin conexión

En una finca, una bodega o un sótano muchas veces no hay internet. Para eso la tablet puede trabajar sin conexión: guarda las respuestas en el propio aparato y las sube sola cuando vuelve la señal.

1. Preparala con señal, desde el panel. En la tarjeta de la estación, «Preparar sin conexión»: elegís qué partes de la estructura va a encuestar esa tablet (de cualquier nivel) y ponés un PIN de 4 a 8 números para la persona encargada. Las personas pendientes de esas ramas quedan reservadas para esa tablet.

2. En la tablet, todavía con señal, tocá «Trabajar sin conexión» e ingresá el PIN. La tablet descarga lo que necesita: las boletas y la lista de personas. Desde ahí abre y funciona aunque no haya red.

3. Encuestá como siempre. La persona encargada hace el check-in en la propia tablet, con el PIN, y cada quien responde su boleta.

4. Al volver la señal, sube sola. Lo respondido se manda en tandas, sin que nadie tenga que hacer nada. Para cerrar, «Terminar jornada» en la tablet, con señal: sube lo que quede y libera a las personas que no respondieron.

Lo que conviene saber antes:

• Una persona reservada no entra por otro canal. Mientras dura la jornada no se le puede hacer check-in en línea ni mandarle la invitación por correo o WhatsApp. Es lo que garantiza que nadie responda dos veces.
• El paquete se descarga una sola vez. Si cambiás de tablet, cancelá el paquete y prepará otro.
• La jornada es de un día. El paquete vence a las 48 horas, pero vencer no borra lo guardado: la tablet lo sube igual cuando tenga señal.
• El estudio no se puede finalizar con paquetes abiertos. Si no, lo que una tablet todavía no subió quedaría afuera para siempre. Terminá la jornada o cancelá el paquete primero.
• Cancelar o eliminar pierde lo no subido. El panel lo avisa antes de confirmar: lo que la tablet guardó y todavía no mandó ya no se va a poder subir.

El anonimato es el mismo que en línea: la tablet sube por un lado quiénes participaron y por otro qué se respondió, en desorden y sin ningún vínculo entre las dos cosas.

Modo mixto: kiosco, correo y WhatsApp a la vez

No es una decisión de todo o nada. Podés estar corriendo la jornada de kiosco y, para una persona puntual que no apareció, mandarle la invitación por correo o por WhatsApp sin sacarla del kiosco.

Es lo razonable en una organización mixta: la planta responde en tablet y los diez de administración por mail, en el mismo estudio. Ver Cómo comunicar la encuesta.

El anonimato durante la captura

Vale decirlo porque es donde más se duda: el kiosco no debilita el anonimato.

El sistema sabe que le tocó el turno a una persona —eso es la participación, y es lo que te permite saber a quién falta— y guarda su respuesta por separado, sin ningún vínculo entre las dos. El operativo que hace el check-in no ve lo que se responde, y la tablet no conserva nada de la persona anterior.

Ver Anonimato y N mínimo.

La parte frágil no es técnica, es física. Una tablet contra una pared, con la pantalla a la vista de la fila, arruina el anonimato percibido aunque el sistema sea impecable. Ponela mirando a una pared, no al pasillo — y que no haya jefaturas cerca.

Cuando algo sale mal

Alguien se fue a mitad de la encuesta. Cerrá la estación y volvé a abrirla. Esa persona queda sin responder, y podés hacerle check-in de nuevo más tarde.

La tablet se quedó sin batería. No se pierde la jornada: la estación aparece desconectada y el resto siguen funcionando. Con la tablet de vuelta, volvés a abrir el enlace.

Perdiste el enlace de una estación. Se vuelve a ver desde el panel; no hace falta crear una estación nueva.

Terminó la jornada. Cerrá las estaciones. Hay una acción para cerrarlas todas de una vez, y otra para eliminar los dispositivos temporales que no vas a volver a usar.

Antes de la primera jornada

Probá con una tablet y una persona antes de armar la fila. El flujo es simple pero la primera vez conviene verlo funcionar sin veinte personas esperando.

Calculá el tiempo. Multiplicá lo que tarda una respuesta por la gente de esa rama y dividí por la cantidad de tablets. Sale un número que suele ser más grande de lo que uno esperaba, y de ahí sale cuántas tablets llevar.

Avisá antes. Ver Cómo comunicar la encuesta.